Capaciteitsplanning voor Nederlandse ziekenhuizen

Onhandige en uit de klauwen gewassen excel-sheets, waar gemakkelijk fouten insluipen, daar liepen ze bij het Capaciteitsorgaan bij de raming van de opleidingsbehoefte van Nederlandse zorginstellingen tegenaan. In hun zoektocht naar digitalisering en automatisering kwamen ze uit bij Martin Smits (Associate Professor Tilburg University), die op zijn beurt de samenwerking zocht met DUODEKA. Samen werd er een succesvolle capaciteitsplanning webapplicatie ontwikkeld: Capaciteitsplanning FZO. Bovendien liggen er mogelijkheden om in een vervolgtraject nog meer processen te automatiseren.

Rapportage automatiseren en digitaliseren

Het Capaciteitsorgaan onderzoekt de opleidingscapaciteit van medische en tandheelkundige vervolgopleidingen en rapporteert hierover aan de zorgsector en de overheid. In 2014 probeerde het Capaciteitsorgaan de zorgvraag en het zorgaanbod in kaart te brengen. Dat gebeurde met behulp van Excel sheets die naar alle ziekenhuizen werden toegestuurd. Een onhandig en moeilijk proces, waarbij duidelijk behoefte was aan digitalisering en automatisering.

“DUODEKA heeft een uitstekende oplossing bedacht, binnen het budget en de gestelde deadlines. Het eindresultaat heeft een enorme impact op zowel onze samenleving als de productiviteit van onze medewerkers.”

Victor Slenter, directeur Capaciteitsorgaan

“DUODEKA beschikt over diepgaande kennis omtrent het bedenken en ontwikkelen van maatwerk applicaties. Dit doen ze snel en flexibel in de vorm van sprints, sterk gedreven door behoefte en de kennis van de klant.”

Martin Smits, associate professor Tilburg Universit

Verwachtingen omtrent zorgvraag en aanbod in kaart brengen

DUODEKA heeft een webapplicatie ontwikkeld waarmee Nederlandse zorginstellingen verwachtingen omtrent zorgvraag en aanbod voor de komende vier jaar in kaart kunnen brengen. Sinds maart 2016 wordt de capaciteitsplanning webapplicatie door vrijwel elk ziekenhuis in Nederland gebruikt. De toepassing van het NIVEL rekenmodel maakt het voor individuele instellingen mogelijk om keuzes te maken omtrent hun opleidingsbeleid. Door het aggregeren van deze informatie krijgen regionale coördinatoren inzicht in opleidingsbehoeften, kan er tijdig afstemming tussen de ziekenhuizen plaatsvinden en kunnen er op landelijk niveau voorspellingen gedaan worden. De webapplicatie wordt door het ministerie van VWS als hulpmiddel voor de allocatie van jaarlijkse opleidingssubsidies, welke in 2018 227 miljoen euro zullen bedragen, voor honderd Nederlandse ziekenhuizen gebruikt.

Vervolg van een succesvolle samenwerking

DUODEKA en het Capaciteitsorgaan kijken tot op heden terug op een zeer succesvolle samenwerking. Associate Professor Martin Smits, wie namens het capaciteitsorgaan koos voor een samenwerking met DUODEKA, zegt: “In 2014 heeft het capaciteitsorgaan geprobeerd om handmatig de zorgvraag en het zorgaanbod in kaart te brengen d.m.v. excel sheets die werden rondgestuurd naar alle ziekenhuizen. Toen mij gevraagd werd om dit proces te digitaliseren, heb ik gekozen voor een samenwerking met DUODEKA. De samenwerking met DUODEKA heeft gezorgd voor een succesvolle applicatie, daarom stappen we nu een vervolg traject in om een groter deel van de processen te automatiseren.”

De resultaten voor het Capaciteitsorgaan met de komst van de webapplicatie zijn:

Geen foutgevoelige Excel sheets meer
Digitalisering en automatisering
Mogelijkheid verwachtingen omtrent zorgvraag en aanbod in kaart te brengen
Een cruciaal hulpmiddel voor circa honderd Nederlandse ziekenhuizen en het ministerie van VWS