Standaard of maatwerk software?

Bij het afnemen van websoftware komt men voor een belangrijke beslissing te staan: gaan we voor standaard softwarepakketten of voor maatwerk? Zo’n standaard pakket wordt tegenwoordig ook wel SaaS genoemd, mits het online wordt aangeboden. Standaard en maatwerk software hebben beide hun voor- en nadelen. Dit artikel weegt de voor- en nadelen van standaard en maatwerk software af, waardoor jou hopelijk de ondersteuning wordt geboden die je nodig hebt bij het maken van de juiste beslissing. Werken met standaard of maatwerk software?

Software maatwerk

 

Wat is Standaard Software (SaaS)?

Standaard softwarepakketten zijn softwarepaketten die online (via het internet) worden aangeboden, deze noemen we ook wel SaaS. De gebruiker hoeft de software niet voor een vast bedrag aan te schaffen, maar betaalt (bijvoorbeeld maandelijks) voor het gebruik van de software. De klant kan besparen op software investeringen, hardware- en personeelskosten. Deze kosten worden betaald door de leverancier en dus doorberekend aan de afnemer. Denk bijvoorbeeld aan: Google Drive, Hotmail of Exact Online.

Voordelen standaard software (Saas)

De belangrijkste voordelen voor jou als eindgebruikers zijn hier samengevat:

  • Gebruiksgemak; vaak is jouw pakket met enkele klikken al klaar voor gebruik. Je hoeft als afnemer geen software te installeren.
  • Lagere opstartkosten; er zijn geen grote kapitaal investeringen nodig, hetgeen SaaS ideaal maakt om laagdrempelig te testen.
  • Pay-per-use; indien gewenst kan je SaaS makkelijk opschalen. Vaak betaal je per gebruiker, wat dus betekent dat je niet onnodig veel betaald.
  • Minder verantwoordelijkheid; de leverancier is verantwoordelijk voor zaken zoals back-up’s, security en onderhoud aan de soft-en hardware. Ook bij fouten zal de leverancier zorgen voor disaster recovery.

Nadelen standaard software (SaaS)

Natuurlijk zijn er ook een aantal nadelen te noemen, zoals:

  • Aanpasbaarheid; omdat het een standaard pakket is zal de bedrijfsvoering moeten worden aangepast naar de software. Dit kan betekenen dat jouw processen (volledig) op de schop moeten. Een bijkomend voordeel is dan wel dat je ze direct kan optimaliseren!
  • Toepasbaarheid; veel standaard pakketten dienen een specifieke taak of afdeling, waardoor je in de praktijk meerdere pakketten nodig hebt om je bedrijf te runnen. Meer diversiteit neemt uiteraard ook complexiteit met zich mee. Bij te veel pakketten kan het onhandig en duur worden.
  • Afhankelijkheid; je bent afhankelijk van een leverancier, waardoor mogelijk een vendor lock-in kan ontstaan. Dit kan met name vervelend zijn als de leverancier failliet gaat, maar bijvoorbeeld ook zodra jij wilt opschalen en de leverancier enorm hoge prijzen hanteert.

Verder zijn er naast deze voor-en nadelen ook nog andere redenen om wel/niet voor SaaS te kiezen. Want hoe zit dat nu met de data? Waar staat jouw data opgeslagen? Wie verwerkt het? Wat wordt er verwerkt en met welk doel? Allemaal vragen waar jij in het kader van de AVG sinds dit jaar aan een helder antwoord op moet kunnen geven.

Kortom, standaard software (SaaS) is doorgaans goedkoper (met name bij relatief weinig gebruikers), sneller en gemakkelijker te implementeren. Maar Of SaaS onder de streep echt goedkoper is zal afhangen van hoe groot de investering is bij maatwerk. Verderop in dit artikel wordt dit duidelijker met een leuk voorbeeld.

Maatwerk software

Wat is Maatwerk Software?

Maatwerk software is software die geheel naar wens van de afnemers wordt ontworpen. In tegenstelling tot standaard pakketten wordt maatwerk software perfect afgestemd op je wensen en processen. De voor-en nadelen zijn hier op een rijtje gezet.

Voordelen maatwerk software

  • Aanpasbaarheid; aansluiting van IT op jouw bedrijf is makkelijk te realiseren. De software wordt haarfijn uitgelijnd met jouw bedrijfsprocessen, mits je een goede IT leverancier hebt natuurlijk!
  • Beheersbaarheid; je bent zelf in beheer van je data. Dit maakt het dat buitenlandse wetgevingen niet van toepassing zijn zolang jij geen business doet in desbetreffende landen. Denk aan: De Amerikaanse Patriot Act en de Sarbanes-Oxley Act die van toepassing zijn zodra jij je data opslaat in Amerika.
  • Flexibiliteit; jij bent, samen met je ontwikkelaars, eigenaar van het proces. Zo kan je zelf kiezen welk pad je bewandelt.

Nadelen maatwerk software

  • Relatief hoge opstartkosten; de software wordt speciaal voor jou gemaakt en afgestemd op je bedrijfsvoering. De ontwikkelkosten worden gedragen door jou, in plaats van door talloze gebruikers op een SaaS platform. Verder zijn mogelijk de implementatie en/of trainingskosten ook voor rekening van de afnemer.
  • Hogere onderhoudskosten; voor o.a. updates, bug fixes en back-up’s.
  • Beheershaarbeid; dit is zowel een voor als nadeel. Het zelf regelen van je hardware, security, privacy neemt hogere kosten met zich mee, evenals een hoger risico.

Standaard of maatwerk software?

Het moge duidelijk zijn dat standaard en maatwerk software beide de nodige voor- en nadelen hebben. Het kiezen tussen beide is niet eenvoudig en hangt grotendeels af van zaken als je huidige (bedrijfs)omgeving, processen, toekomstwensen en budgetten. Je kan stellen dat de keuze, standaard of maatwerk software, een afweging is tussen kosten en risico’s, maar zo eenvoudig is het nog niet. Het is essentieel om stil te staan bij de vraag: Hoe kritisch is IT voor mijn bedrijfsvoering? Verder is ook de afweging tussen eigen verantwoordelijkheid of het gemak van een leverancier waar je op terug kan vallen is een belangrijke factor in de beslissing. Wij hopen jou te hebben kunnen helpen met deze lastige beslissing: standaard of maatwerk software?

Dit voorbeeld is een Nederlandse vertaling en tevens samenvatting van een artikel (standaard of maatwerk software) geschreven door onze eigen Backbone Works trainee Guido de Waal.

Voorbeeld: standaard of maatwerk software?

Bij DUODEKA hebben wij de behoefte om onze uren te kunnen registreren op klant, project en activiteit niveau. Ook wij zijn geconfronteerd met de vraag: standaard of maatwerk software? Hiervoor hebben wij in 2016 een standaard/SaaS oplossing gekozen (TimeChimp). Deze oplossing kostte ons per gebruiker 4 euro per maand. Op dat moment hadden wij slechts 6 gebruikers waardoor de maandelijkse kosten gering waren. Echter zijn wij steeds verder gaan groeien waardoor we op dit moment 20 gebruikers zouden hebben. Met een simpele rekensom kom je er dan achter dat de kosten zouden oplopen tot circa 1000 euro per jaar. Daarom hebben we ervoor gekozen om over te gaan op een maatwerkoplossing. Dit kost eenmalig wat meer tijd en geld om te implementeren, maar op de lange termijn drukken we de kosten. Bovendien sluit het nog net iets beter aan op onze wensen. De maatwerk oplossing is te bekijken op replan.duodeka.com en zal binnenkort ook beschikbaar zijn voor uw bedrijf. Neem contact op voor de mogelijkheden.

Kosten van de standaard oplossing:
2016: 6 gebruikers * 12 maanden * 4 € = 288 €
2017: 12 gebruikers * 12 maanden * 4 € = 576 €
2018: 20 gebruikers * 12 maanden * 4 € = 960 €

Vond je dit blog interessant? En heeft het je misschien zelfs wel geholpen met een de keuze: standaard of maatwerk software? Dan vind je ons blog over veelvoorkomende IT-problemen wellicht ook leuk om te lezen.

Wil jij ook verder groeien met jouw bedrijf? En verwacht jij om deze reden standaard of maatwerk software te moeten implementeren? Wij van DUODEKA helpen jouw graag. Je kunt ons inschakelen voor IT-Consultancy en het ontwikkelen van maatwerk software.