Onze redenen om te stoppen met Excel

In 1979 werd het eerste elektronische spreadsheet geïntroduceerd, VisiCalc1. Door de jaren heen is de populariteit van spreadsheets enorm toegenomen, met als bekendste voorbeeld Microsoft Excel. Voor veel bedrijven is Microsoft Excel op administratief gebied hun beste vriend, en dat is meer dan begrijpelijk. Excel is namelijk ontzettend toegankelijk en vrijwel iedereen kan er mee leren omgaan. Toch kleven er ook veel nadelen aan het gebruik van spreadsheets. Wij zetten onze redenen om te stoppen met Excel op een rijtje.

1. Excel is foutgevoelig

Het invoeren van data in Excel gebeurt handmatig. Hierdoor is de kans op fouten aanwezig. Verkeerde verwijzingen, onjuiste formules en excel logic errors4 zijn voorbeelden van veelvoorkomende fouten in spreadsheets. Reeds in 1996 is er onderzoek gedaan naar de foutgevoeligheid van spreadsheets. Hieruit bleek dat er vrijwel ten alle tijden fouten in handmatig ingevoerde Excelsheets sluipen. De conclusie van de onderzoekers luidde dan ook: ‘We do not make mistakes all the time, but we consistently make a certain number, even when we are being careful7.

Ondanks dat in veel gevallen de gevolgen van foutieve data niet al te groot zullen zijn, kunnen de gevolgen ook groot zijn. Zo werden er voor de Olympische Spelen in Londen 10.000 kaarten te veel verkocht door een menselijke fout in een spreadsheet5. Bij een geautomatiseerd proces is de kans op fouten in jouw dataopslag vele malen kleiner.

Stoppen met excel

2. Excel is tijdrovend

Het feit dat data handmatig ingevoerd wordt in Excel maakt het proces niet alleen foutgevoelig, maar ook tijdrovend. De voormalig financieel controller van VolkerWessels geeft in een interview met E-mergo aan gemiddeld twee tot drie weken kwijt te zijn aan het maken van een liquiditeitsprognose met Excel2. Dit proces is qua tijd gehalveerd na een partij te hebben ingeschakeld om te automatiseren. Tijd is geld, dus geautomatiseerde systemen kunnen hier kostenbesparend werken.

 

FZO CASE

Het Capaciteitsorgaan onderzoekt de opleidingscapaciteit van medische en tandheelkundige beroepen, hiervoor moeten de zorgvraag en het zorgaanbod in kaart worden gebracht. Dit gebeurde middels excel-sheets: arbeidsintensief en foutgevoelig. DUODEKA heeft een webapplicatie ontwikkeld waarmee Nederlandse zorginstellingen verwachtingen omtrent de zorgvraag en het zorgaanbod voor de komende vier jaar in kaart kunnen brengen. Het Capaciteitsorgaan heeft zo kunnen stoppen met Excel. Meer lezen over hoe het Capaciteitsorgaan en DUODEKA tot een gloednieuwe webapplicatie zijn gekomen? Lees verder...

Capaciteitsplanning webapplicatie

3. Personeel heeft (te) weinig Excel vaardigheden

Vaak gaan bedrijven ervan uit dat iedereen zonder problemen overweg kan met Excel. Echter, dit is minder vaak het geval dan men denkt. Veel mensen beschikken alleen over de basisvaardigheden van Excel. Uit onderzoek blijkt dat veel mensen problemen hebben met het creëren en begrijpen van formules in spreadsheets3. Soms moet personeel intern of extern opgeleid worden om kennis te verkrijgen van alle functionaliteiten van Excel. De vraag is of het geld dat geïnvesteerd wordt in het opleiden van personeel, niet beter in een lange termijn en tevens definitieve oplossing gestoken kan worden.

4. Excel kent problemen met schaalbaarheid

Ook de schaalbaarheid van Excelsheets blijkt vaak problemen met zich mee te brengen. Uit een onderzoek naar forum-posts over schaalbaarheidsproblemen in spreadsheets kan geconcludeerd worden dat de schaalbaarheid van spreadsheets een serieus issue is. Een random sample dat werd genomen van een forum waarop vragen over Spreadsheets gesteld werden, liet zien dat ruim 10% van de berichten betrekking had op problemen met schaalbaarheid6. Met name ‘te grote’ spreadsheets leverde gebruikers problemen op. Excel wordt enorm traag, loopt vast of crasht.

Excel is een voorbeeld van een herkenbaar IT probleem voor vele bedrijven. Wij schreven al eerder een blog over het verliezen van tijd en geld door IT problemen. Benieuwd? Klik hier om verder te lezen….

Stoppen met Excel?

Als jouw bedrijf ook graag af wil stoppen met Excel dan helpt DUODEKA jou graag met het automatiseren en digitaliseren van deze bedrijfsprocessen.

Bronnen

1. Baker, J., & Sugden, S. J. (2007). Spreadsheets in Education - The First 25 Years. Spreadsheets in Education (ejSiE), 1(1).

2. E-mergo (2016). Waarom een ERP systeem niet genoeg is voor je Planning&Control Cyclus. Verkregen van: https://www.e-mergo.nl/erp-niet-genoeg-voor-financial-control/

3. Hendry, D. G. & Green, T. R. G. (1994). Creating, comprehending and explaining spreadsheets: a cognitive interpretation of what discretionary users think of spreadsheet model. International Journal of Human-Computer Studies, 40(6), 1033-1065.

4. https://www.addictivetips.com/microsoft-office/excel-2010-checking-logical-syntax-errors/

5. IBM Analytics (2015). Spreadsheets for planning? A popular tool needs help [Whitepaper].

6. Mack, K., Lee, J., Chang, K., Karahalios, K., & Parameswaran, A. (2018). Characterizing Scalability Issues in Spreadsheets Software using Online Forums. arXiv preprint arXiv: 1801.03829

7. Panko, R. R., & Halverson, R. (1996). Spreadsheets on trail: a survey of research on spreadsheet risks. Proceedings of the 29th Annual Hawaii International Conference on System Sciences.